催促・リマインドのメール (英語)

english/mail/remind
2018/05/17 更新

  1. 個人的なリマインド
    • Please allow me to remind
    • As soon as possible は失礼か
    • 爆撃: 何度もメールしてすみません
    • その他表現メモ

  2. リマインドの一斉メール

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個人的なリマインド・催促

残念なことに、英語でのメールを介したコミュニケーションはうまくいかないケースが多い。多くのアメリカ人はメールを返さない し、日本人でも自分が偉いと思っている人はメールを返さず、受け取るメールが多いことがその理由になると思っている。また、古い人はメールでなく電話を好む傾向がある。このような現状では、上手に催促する技術が重要になってしまう。

日本語のサイトでは、以下のような例文が出ている (1-2)。

  • This is just let you know that *** is due next Monday.
  • I am sure you recall that our next conference call is scheduled for tomorrow at 3pm.

Please allow me to remind..

どれも、まだ十分に礼儀正しくないような気がしてしまうので、さらに探してみると Please allow to me remind you というのが見つかる (3)。「あなたも期限は承知しているはずで、信用して待つべきではあるけれど、実際に期限が過ぎたので、あなたにそれを思い出させる"失礼"を許して欲しい」という感じを出すと書かれており、まさにその通りだと思う。

Please allow me to remind you のあとは、that 節で文章を書くこともできるし、of A で「A についてのリマインド」という形でも書くことができる。また、Please allow me to introduce myself と自己紹介をする場面でも使えそうである。


As soon as possible は失礼か

個人的には、as soon as possible (ASAP と略されることも多い) という催促が締め切り前に届くとカチンとくる。こちらが仕事のスケジュールを調整し、締め切りに間に合うように努力しているときに、突然その仕事の優先度を上げるように指示されているように感じるためである。

このあたりはニュアンスの問題であり、ネイティブがどう感じるかというのがポイントだろう。英語の掲示板では、次のような意見がみられる (5)。

  • とくに失礼というほどではないが、より丁寧な表現があるというのがコンセンサスのように思える。
  • at your earliest convenience がフォーマルかつ丁寧な表現のようだ。
  • at your convenience は earliest がない分だけさらに丁寧 (less pushy) になる。
  • as soon as you can や as soon as you get a chance は at your earliest convenience よりもカジュアルだが、ASAP ほど pushy でない。
  • 具体的な日付や、If this deadline is not feasible, please let me know. を加えるとより実際的で、相手に与える不快感も少ない。

日本語のサイトでも、「目上の人には失礼」としているものが多い。ASAP は略語なので、さらにカジュアルな雰囲気になる。


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爆撃: 何度もメールしてすみません

その他、実際によく見る表現として 爆撃系 のものがある。barrage (軍事用語で集中砲火という意味も) や bombard (爆撃) という言葉を使う。

  • I am sorry for bombarding you, but I have a few more questions.
  • I apologize for the barrage of emails about...

その他表現メモ

以下のような表現も使えそうだ。

  • I appreciate your earlier response.
  • I haven't heard back, but I know you must be very busy...
  • Please give the matter your immediate (or prompt) attention (4).

この他 urgent matter という言葉も使われる。

その他 I'm sorry to be pressing, but... や I know you have been busy, but... という書き方もある (5)。これらは、上記のものよりもややフレンドリーな印象を受ける。

最速の理由として、「時間がなくなってきている」と言いたい場合は、自然に

  • We are running out of time.

で良さそうだ。ヒット多数。


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一斉メールでのリマインド・催促

以下の表現 (1,2) は、個人的なメールというよりも一斉メールでよく見かける。

  • This is a friendly reminder that the deadline for submitting *** is July 9th.

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References

  1. 相手の気分を害さずに催促するには? Link.
  2. 英語のメールでリマインドするときに使われる表現:リマインダーメールの書き方. Link.
  3. Meddhy 英語 Tips 部屋. Link.
  4. 日向清人のビジネス英語雑記帳. Link.
  5. Polite alternatives to “as soon as possible”. Link.
  6. ASAP is toxic, avoid it As Soon As Possible. Link: Last access 2018/03/01.