Microsoft Word: 設定、便利な使い方

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このページの最終更新日: 2020/01/15

  1. レイアウト関連
    • 段落前後の間隔の調節
    • ポイントと行数/インチの換算
  2. スタイルに関する設定
    • スタイル
    • スタイルセットの保存先
    • スタイルセットの削除
    • スタイルを利用して目次を自動作成する
  3. その他設定
    • バージョンの確認
    • ファイルを開いたときに Read-only にしない設定
    • 辞書の設定
  4. 関連ページ

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レイアウト関連

段落前後の間隔の調節

  • Win 2013: Page layout - Spacing - Before and After
  • Mac 2011: まず設定エリアを選択 - Format - Paragraph - Spacing - Before and After

ポイントと行数/インチの換算

英語の文章を書くときに、たまに行間が「**行/インチ」で指定されていることがある。inch という単位も普段使わないし、Word の行間の単位は single とか double とか points とかなので、この換算は非常にストレスフルである。

このページ によると、Word の以下のような仕様がポイントと行数/インチの換算に関係してくる。

  • Times New Roman, Arial などの一般的なフォントでは、Word はフォントサイズの 20% のスペースを行間に自動的に加える。
  • つまり、フォントが 10 ポイントの場合、1 行は 12 ポイントと考えてよい。12 ポイントフォントなら 1 行は約 14 ポイントになる。
  • さらに、1 インチが 72 ポイント と規定されている。ゆえに、10 ポイントフォントでは 6 行/インチとなる。12 ポイントの場合、およそ 5.1 行/インチである。
  • Double space などで行間余白を変更することができる。
  • 「見出し」に使われるようなフォント (Algerian など) には、この 20% ルールは適用されない。

スタイルに関する設定

Word Mac 2011 に関するメモ。

スタイル とは、タイトルや見出し heading などの分類のことで、それぞれに特有のフォント、間隔などを割り当てることができる。いくつかのスタイルを集めて スタイルセット を作ることができる。デフォルトで「エレガント」「フォーマル」などのスタイルセットがインストールされている。

以下のウィンドウは、クイックスタイルリスト である。Word のファイルごとに、特定のクイックスタイルリストが割り当てられており、表示されるようになっている。



スタイル と スタイルセット

スタイルは Heading 1 や No Spacing といった個々のフォント + 設定のこと、上のようにパネルになっているのはスタイルセットである。

  • 新しいスタイルを作りたい場合は、右下コーナーにある旗マークのついたパネルをクリックする。小さなウィンドウが開くので、New から新しいスタイルを作ることができる。
  • 既存のスタイル Heading 1 などをベースにして新しいスタイルを作り、名前をつける。ただし、Heading 1 など既にある名前をつけることはできない。
  • 既存のスタイルをクイックスタイルリストに追加する場合は、スタイルを右クリック、modify style を選ぶ。変更せずに Add to Quick Style List にチェックを入れる。

スタイルセットの情報はどこに保存されるのか

上のウィンドウがクイックスタイルリストである。たとえば、右端の AA の部分でスタイルセット「エレガント」を選択すると、その文書では「エレガント」がクイックスタイルリストに表示される。つまり クイックスタイルリストとは、「スタイル」でなく「スタイルセット」のリスト である。

この状態で Heading 1 などを右クリックから編集すると、そのスタイルセットはもはや「エレガント」ではなくなる。この「modified elegant」の情報は Word 文書とともに保持され、そのファイルを開くとクイックスタイルリストに現れる。

それを 新たなスタイルセットとして保存 しておくと、他の文書で同じスタイルセットを使うことができる。スタイルを編集後に AA のパネルをクリックし、Save As Quick Style Set を選ぶ。自分で作ったスタイルセットは User/Library/Application Support/Microsoft/Office/Style Sets に保存される。

なお、User フォルダ中の Library はデフォルトでは見えないので、オプションを押しながらツールバーの Go を選ぶ。Word デフォルトのスタイルセットには、非常に多くのスタイルが含まれているが、私は 原著論文 執筆用に Heading が 2 個と no spacing (本文) のみのシンプルなセットを作って保存している。


スタイルセットを削除する

デフォルトのスタイルセットをそのまま使うケースはほとんどないので、これは削除してしまおう。Mac Word 2011 の場合、スタイルセットは Macintosh HD/Microsoft Office 2011/Office/Media/QuickStyles に入っている。このファイルを削除すればよい。


スタイルを利用して目次を自動作成

Mac 版 Office 365 の場合、References - Table of Contents から目次のフォーマットを選び挿入するだけ。見出しとページ数が一覧で出てくる。

内容を変更したら、Table of Contents から update を選べば良い。

表紙、目次などのページ数と、本文のページ数を別々に設定したい場合も多いだろう。そのようなときは セクション区切り を活用すると便利である。目次ページの下にセクション区切りを挿入すると、それぞれのセクションで別々にページ番号を設定できる。


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その他

バージョンの確認

  • File - Account - About Word (Win 2013)

ファイルを開いたときに Read-only モードにしない設定

Windows 7 では、プレビュー表示をオンにしていると「別のアプリケーションがそのファイルを使っている」と解釈され、勝手に read-only モードでファイルが開かれてしまう。プレビューをオフにしておく。


辞書の設定

Mac High Sierra では、システム環境設定 - キーボードからユーザー辞書 (登録単語) を一覧できるが、Word でスペルミスに破線アンダーラインをつけたりするのに使われるのは、Custom Dictionary という別の辞書である。

たとえば学名などにスペルミスを示す波線がついたときに、右クリックで「追加 Add to dictionary」することができる。

Word - Preferences - Spelling Grammar にこの辞書があり、パスが表示されている。~/Library/Group Containers


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References

  1. インストラクターのネタ帳. Link.

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