Microsoft Word: 設定、便利な使い方

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2018/09/16 更新

  1. レイアウト関連
    • 段落前後の間隔の調節
  2. Track change mode の設定
    • 表示される名前を変更する
    • 個人情報を取り除く
    • コメントの書式を設定する
  3. スタイルに関する設定
    • スタイル
    • スタイルセットの保存先
    • スタイルセットの削除
  4. その他設定
    • バージョンの確認
    • ファイルを開いたときに Read-only にしない設定
    • 辞書の設定

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レイアウト関連

段落前後の間隔の調節

  • Page layout - Spacing - Before and After (Win 2013)
  • まず設定エリアを選択 - Format - Paragraph - Spacing - Before and After (Mac 2011)

Track change mode の設定

表示される名前を変更 (Win Word 2013)

編集履歴モード Track change mode で書類を編集すると、デフォルトではユーザー名がその文書を編集したという記録が残る。この名前を変更したい場合は、次のように行う (1)。Word 2007, 2010 と 2013 とでは開くところが違う のでわかりにくい。



変更履歴のオプションというウィンドウを開くのだが、これは古いバージョンでは変更履歴のボタンからドロップダウンで出てきたのが、2013 では赤丸の小さい四角の部分をクリックすると出てくるようになっている。

このパネルで、Change user name をクリックすれば変更の画面が出てくる。


表示される名前を変更する (Mac Word 2011)

Mac Word 2011 および 2016 では、環境設定のユーザー情報から変更することができる。ただし、それまでに加えた変更に表示されている名前は変わらない。


個人情報を取り除く

編集履歴まで消えてしまうことがあるので、以下の作業を行う前には必ず保存すること。プライバシーに関しては、このほかに 画像ファイルのプライバシーMac のプライバシー のページもあるので参照のこと。

Windows の場合、

  • File - Inspect Document - Inspect Document とすると、たくさんチェックボックスのあるウィンドウが現れる。Document Properties and Personal Information のところにチェックが入っているのを確認し、Inspect。次の画面で Remove all を選ぶと、名前などが取り除かれる (Win 2013)。
  • Mac Word 2011 の場合は、環境設定 preferences - セキュリティ seruciry にこの項目がある。

また、保存するときに自動で個人情報を削除するように設定することもできる。逆に、保存すると勝手に編集者の名前が Author に変わってしまう場合は、ここにチェックが入ってしまっている。

  • File - Options - Trust Center - Privacy Options に、"Remove personal information from file properties on save" という項目があるので、ここにチェックを入れる。

コメントの書式を設定する

Word Mac 2016 で、コメントの行間が広くなってみっともなかったんだけど、なかなか情報が見つからないことがあった。

コメントの書式も、基本的には本文と同じように「スタイル」で指定されている。ググると このページ のようにスタイルの変え方がたくさん出てくる。それでもコメントの行間だけ変更できない という状態が続いて困っていたのだが、この場合は文章がグリッドに沿っている可能性を疑おう。

英語版では Paragraph に "Snap to grid when document grid in defined" という項目があり、たぶんデフォルトではチェックが入っている。本文領域にはグリッドがないので、スタイルを変えると行間も変わるが、ここにチェックが入っていると、おそらく行間の数値設定よりも優先される。つまりスタイルを変えても行間が変わらない。コメントはグリッドのある文章っぽい。

日本語版ではたぶん「段落」に同じ項目があるはず。


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スタイルに関する設定

Word Mac 2011 に関するメモ。

スタイル とは、タイトルや見出し heading などの分類のことで、それぞれに特有のフォント、間隔などを割り当てることができる。いくつかのスタイルを集めて スタイルセット を作ることができる。デフォルトで「エレガント」「フォーマル」などのスタイルセットがインストールされている。

以下のウィンドウは、クイックスタイルリスト である。Word のファイルごとに、特定のクイックスタイルリストが割り当てられており、表示されるようになっている。



スタイル と スタイルセット

スタイルは Heading 1 や No Spacing といった個々のフォント + 設定のこと、上のようにパネルになっているのはスタイルセットである。

  • 新しいスタイルを作りたい場合は、右下コーナーにある旗マークのついたパネルをクリックする。小さなウィンドウが開くので、New から新しいスタイルを作ることができる。
  • 既存のスタイル Heading 1 などをベースにして新しいスタイルを作り、名前をつける。ただし、Heading 1 など既にある名前をつけることはできない。
  • 既存のスタイルをクイックスタイルリストに追加する場合は、スタイルを右クリック、modify style を選ぶ。変更せずに Add to Quick Style List にチェックを入れる。

スタイルセットの情報はどこに保存されるのか

上のウィンドウがクイックスタイルリストである。たとえば、右端の AA の部分でスタイルセット「エレガント」を選択すると、その文書では「エレガント」がクイックスタイルリストに表示される。つまり クイックスタイルリストとは、「スタイル」でなく「スタイルセット」のリスト である。

この状態で Heading 1 などを右クリックから編集すると、そのスタイルセットはもはや「エレガント」ではなくなる。この「modified elegant」の情報は Word 文書とともに保持され、そのファイルを開くとクイックスタイルリストに現れる。

それを 新たなスタイルセットとして保存 しておくと、他の文書で同じスタイルセットを使うことができる。スタイルを編集後に AA のパネルをクリックし、Save As Quick Style Set を選ぶ。自分で作ったスタイルセットは User/Library/Application Support/Microsoft/Office/Style Sets に保存される。

なお、User フォルダ中の Library はデフォルトでは見えないので、オプションを押しながらツールバーの Go を選ぶ。Word デフォルトのスタイルセットには、非常に多くのスタイルが含まれているが、私は 原著論文 執筆用に Heading が 2 個と no spacing (本文) のみのシンプルなセットを作って保存している。


スタイルセットを削除する

デフォルトのスタイルセットをそのまま使うケースはほとんどないので、これは削除してしまおう。Mac Word 2011 の場合、スタイルセットは Macintosh HD/Microsoft Office 2011/Office/Media/QuickStyles に入っている。このファイルを削除すればよい。


その他

バージョンの確認

  • File - Account - About Word (Win 2013)

ファイルを開いたときに Read-only モードにしない設定

Windows 7 では、プレビュー表示をオンにしていると「別のアプリケーションがそのファイルを使っている」と解釈され、勝手に read-only モードでファイルが開かれてしまう。プレビューをオフにしておく。


辞書の設定

Mac High Sierra では、システム環境設定 - キーボードからユーザー辞書 (登録単語) を一覧できるが、Word でスペルミスに破線アンダーラインをつけたりするのに使われるのは、Custom Dictionary という別の辞書である。

たとえば学名などにスペルミスを示す波線がついたときに、右クリックで「追加 Add to dictionary」することができる。

Word - Preferences - Spelling Grammar にこの辞書があり、パスが表示されている。~/Library/Group Containers


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References

  1. インストラクターのネタ帳. Link.