英語のメール: 宛名と書き出しの文章

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2018/02/26 更新


  1. メールの件名
  2. メールの宛名 (Salutation)
  3. 書き出しのパターン
    • 自己紹介
    • お久しぶりです
    • メール (返信) ありがとう
    • 返事が遅くなってすみません
    • 先日はありがとうございました
    • 相手の様子を尋ねる表現
    • いきなり用件から始める場合

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メールの件名

日本語でも英語でも同じで、簡潔かつメールの内容がすぐにわかるような具体的な件名 が望ましい。英語に特徴的な注意点 (3) としては、

  • 完全なセンテンスを作る必要はない。
  • about, a, the なども省略可。とにかく簡潔に。
  • 本当に緊急、重要なメールには、Urgent, Important などをつけてもよい。ただし使いすぎには注意。

以下のような件名は、スパムと間違われる可能性があるので、避けた方が無難である。

  • Call now
  • Congratulations
  • Good news
  • Hi there
  • New Product
  • Information など。

代表的なパターンを表にする。文献 9 をもとにいろいろと追加している。

Thank for for *** お礼のメール。
Requesting *** 何かを要求、お願いするメール。日本人の感覚では Request は強すぎる単語のような気もするが、とくにそういうわけではなさそうだ。
Greetings from *** *** には名前や地名が入る。どこかに引っ越した後、近況報告をしたりするのはこの件名で良いだろう。
Update - (Project name)

Update は、日常会話でもよく使われる言葉なので覚えておこう。何かを報告した後、Thank you for updating と言われることが多い。簡単な報告というイメージ。


メールの宛名 (Salutation)

それほど親しくない相手に対しては、Dear で始めるのが一般的なようである。相手が研究者ならば、博士号をもっているかどうか確かでないときにも Dr. がよいだろう。

  • Dear Mr. Smith,
  • Dear Dr. Smith,
  • Dear Ms. Smith,

Ms. は Miss, Mrs の両方に使える表現なので、女性への一般的な敬称としては最も無難である。 Miss, Mrs は使われなくなってきているらしい。また、厳密な区別ではないが、コンマをつけるのは英国・欧州式、アメリカ式は Dear Mr. Smith: のようにコロンを使うらしい (5)。 しかし、実際にはほとんどのメールでコンマが使われているように思う。

そのほか、Hi で始めるパターンもよく見かける。これは親しい間柄ということになるので、first name を使うことが多い。

  • Hi Peter,
  • Hi Rachel,

なお Mr. などの敬称のあとに first name や full name は基本的に使わない ので注意すること。

また、お悔やみのメールを送る際には、親しい間柄であっても Hi は軽くて不適切。Dear を使い、Sincerely を結語にするのが適当 (8)。


宛先が複数のとき

  • Dear All,
  • Hi All,

などをよく見る。しかし、これは同じチームや研究室内の連絡という印象で、たとえば出張先でお世話になった数人の人にまとめてお礼のメールを送るときに適切かどうかわからない。"Dear All" を文法的に正しい英語ではないと感じる人もいるらしく、使用には注意が必要 (3)。

どう書けばいいのか長い間困っていたのだが、いっそのこと Good afternoon, とかで良いのではないかという気がしてきている。実際にそういうメールを見る。以下のようなバリエーションがある。

  • Good morning gentleman,
  • Good afternoon *** project team,


名前だけのパターン

Dear や Hi をつけずに、名前だけを書くパターンもみることがある。これは礼儀正しいのかどうか、どうもよくわからない。なんとなく、南部の州から送られてくるメールにこういうのが多いような気がしている。

  • Joey,
  • Dr. Ross Geller,

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書き出しのパターン

自己紹介から始める

  1. This is Michel Jackson who is in charge of ABC project (1).
  2. My name is Taro Tanaka and I work at Berlits Japan (2).

My name is... よりも This is... の方が、また重文よりも関係代名詞の方が自然な感じがして、総じて 1 の例文の方がカジュアルな気がする。たとえばレストランなどに予約の電話をするときは、相手が出たらファーストネームを使って "Hi, this is Helen. Can you ... ?" のように始めていることが多い気がする。

"It is my great pleasure to contact you" という表現も良さそうな気がして調べてみたが、どうもあまり使われていないようだ。Google では数万件ヒットするが、spam mail の同じ文章っぽい。

このニュアンスなら It is my pleasure to have a chance to contact you のようだ (2)。


お久しぶりです

  • Long time no see.
  • It’s been a while since we met.

などが一般的な表現のようだ (6)。これは話し言葉でも同じだが、私の経験では it's been while の方がはるかに一般的 である。ニュージーランド在住の方のブログでも、Long time no see は実際にはあまり聞いたことがないと書かれている。


メール (または返信) ありがとう

「メールありがとう」では、親しい間柄では

  • Glad to hear from you!

が良さそうだ。久しぶりに連絡を受けたときのシチュエーション。バリエーションとしては、こんな表現がある。

  • It's nice to hear from you.

「お返事ありがとう」をもう少し丁寧に言う場合は Thank you for your reply が基本。「早い返事をありがとう」の場合は、prompt や quick を使うようだ。

  • Thank you for your prompt reply.
  • Thank you for letting me know... (何かを教えてもらったとき)

返事が遅くなってすみません

友人同士、やや軽い感じ

  • Sorry for my late reply (4).
  • Sorry for taking long to write you back (4).
  • I am sorry for the delay in my reply.
  • I’m so so sorry for not repling sooner (4).
  • Sorry for the delay in getting back to you.

お詫びの意味では sorry が、「返事をする」には reply, get back, write you back などの表現が一般的なようである。


少しフォーマルな感じ

  • Firstly, I apologise for the delay in replying to you (4).

仕事の取引先からの例として示されている。sorry でなく apologize を使うと、フォーマルな感じが出る。


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相手の様子を尋ねる

口語で一般的な How are you? は、友達への informal なメール ではよく使われる (7)。 似たような用例として、

  • How are things?
  • How are things going?
  • Hi, how are you?
  • How are you doing?

なども使われるようだ(7)。 最後の How are you doing? は、会話でも非常によく使われるフレーズで、おそらく頻度としては How are you? よりも高いと思われる。

やや formal なメール では、

  • I hope all is well.
  • I hope you are doing well.
  • I hope things are going well.
  • I hope this message finds you well.

 など。

「お忙しい日々を送っていることと思います」 は以下。 spending よりも having の方が用例が多そうである。

  • I think you are having busy days.

用件から始める

"I am writing + to 不定詞" は、よく使われるフレーズである。

  • to inform you...
  • to request...
  • to confirm whether...

用件がうまく to 不定詞で表すことができない場合は、I am writing to you regarding *** という表現が便利 (8)。

嬉しい用件があるときには、

  • I am pleased to inform you that...
  • I am excited to let you know...

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References

  1. ビジネス英文メール. Link.
  2. センスがグッとアップする。そのまま使える英語メール書き出し80選 Link.
  3. 英語のメールで「皆さん」「皆様」と言う表現で複数人の宛先に書く場合の書き方:「Dear All」Link.
  4. 「返信(返事・返答)が遅くなり申し訳ありません」英語ネイティブはどう言う? Link.
  5. 英文メールの書き方 10 分間レッスン(Z会) Link.
  6. 英語の勉強コラム Weblio. Link.
  7. How are you? in an email. Link.
  8. ビジネスメールや電話で使える簡単な英語フレーズ. Link.
  9. 英文メールの件名 80 選! ビジネスから日常まで。Link.
  10. ビジネス英語メールで使える!【はじめまして】の挨拶20選. Link: Last access 8/22/2017.

参考書籍

Z会の本、さすがに高品質

扱う書類の範囲が広く便利

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